好用檔案管理系統(tǒng)是一款可以整理、存放、查找及維護(hù)檔案資料的工具常用在機(jī)關(guān)、企業(yè)與事業(yè)單位，能處理組卷方式歸檔，也可與進(jìn)行獨(dú)立文件管理，最多允許建立四個(gè)層級(jí)類別，可以完全自定義條目信息及案卷內(nèi)部明細(xì)，自由增添或修改名稱，每條記錄的內(nèi)容與數(shù)目均可不同，打印報(bào)表時(shí)，能靈活設(shè)定排版樣式與紙型，個(gè)性又便捷，有需要的的朋友歡迎在本站下載使用。

好用檔案管理系統(tǒng)特色

1、實(shí)用檔案管理系統(tǒng)能夠自主設(shè)定檔案的字段，比如下圖中的檔案編號(hào)、檔案名稱可更換為發(fā)文編號(hào)、文件題名，還能增添發(fā)文單位字段，文檔案卷管理工具對(duì)不同類別的檔案可設(shè)定不同字段，比如下圖里合同資料類的字段可以是：合同編號(hào)、合同日期、合同單位等。

2、實(shí)用檔案管理系統(tǒng)點(diǎn)擊根節(jié)點(diǎn)就能在全部檔案類別里查看檔案，文檔案卷管理工具因?yàn)椴煌悇e的檔案字段不一樣，所以只能分類逐個(gè)查看檔案資料，上圖是文檔案卷管理工具的展示界面，下圖是檔案管理系統(tǒng)的展示界面，從中能看到兩者的差別。

3、可從 Excel 文件中導(dǎo)入資料，也能把資料導(dǎo)出到 Excel 里面。

4、實(shí)用檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版支持多臺(tái)電腦聯(lián)網(wǎng)使用該工具，數(shù)據(jù)能夠共用，不同電腦錄入的數(shù)據(jù)所有人都能看見，但誰(shuí)能查看哪些資料也能進(jìn)行管控，下面的兩張圖片就是設(shè)置資料查看權(quán)限的界面。

5、檔案工具和電子檔案工具的不同之處在于：電子檔案工具可批量導(dǎo)入、導(dǎo)出電子圖片和電子文件，也有專門的電子圖片和電子文件查找及瀏覽窗口，另外電子檔案的電子圖片和電子文件資料存放在服務(wù)器的指定文件夾中，不受數(shù)據(jù)庫(kù)容量限制，能無(wú)限制保存電子圖片和電子文件資料，檔案工具中也能保存電子圖片和電子文件資料，但這些資料存放在數(shù)據(jù)庫(kù)里，受數(shù)據(jù)庫(kù)容量限制，無(wú)法大量保存電子圖片和電子文件資料，一般容量為 9 個(gè) GB。

好用檔案管理系統(tǒng)操作步驟

1、打開檔案類別資料錄入編輯窗口，錄入、編輯檔案類別資料，檔案類別可根據(jù)自身需求劃分，在一個(gè)大檔案類別下還能劃分小檔案類別，小檔案類別下還能再劃分更小的檔案類別，是否劃分小類、劃分幾級(jí)檔案類別都可自行決定。

2、打開檔案資料錄入編輯管理窗口，錄入檔案資料，需要錄入的檔案資料字段能夠自主設(shè)置修改，需要打印的報(bào)表也能自主設(shè)置修改，要先設(shè)置修改檔案資料字段，再設(shè)置修改需要打印的報(bào)表。所有檔案類別的字段都相同，所有檔案類別的報(bào)表也相同。

3、錄入檔案資料的明細(xì)資料，保存與檔案資料相關(guān)的電子文件、電子圖片資料，當(dāng)然也可以不錄入檔案明細(xì)資料，可這樣理解檔案與檔案明細(xì)的關(guān)系：檔案是戶主資料，檔案明細(xì)就是戶主的家庭成員資料;檔案是檔案盒上的標(biāo)簽，檔案明細(xì)就是檔案盒里的檔案目錄資料，檔案明細(xì)資料也能有自身相關(guān)的電子文件、電子圖片資料，在檔案明細(xì)資料錄入編輯窗口下方也有電子文件、電子圖片資料保存按鈕。

4、點(diǎn)擊檔案資料錄入編輯管理窗口下方的檔案借閱記錄按鈕，在彈出的窗口中可錄入該檔案的借閱記錄，若錄入了檔案歸還期限，并且點(diǎn)擊了下圖中的啟動(dòng)借閱檔案過(guò)期未還提醒，那么到了歸還期限，未錄入歸還日期的情況，在打開工具時(shí)就會(huì)有未還檔案提醒。

5、需要注意的是：工具中的檔案明細(xì)查詢是針對(duì)檔案明細(xì)的查詢，并非針對(duì)檔案的查詢，查詢檔案需在檔案資料錄入編輯管理窗口中進(jìn)行。

6、工具中包含資料的錄入、報(bào)表的修改、資料的導(dǎo)入等操作。

常見問(wèn)題

1、我安裝工具后，進(jìn)入系統(tǒng)的口令是什么?

答：您安裝完成后，第一次進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，工具會(huì)顯示用戶單位名稱、用戶名稱、用戶編號(hào)、用戶口令輸入窗口，您此時(shí)輸入的用戶編號(hào)、用戶口令就是您之后進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)的用戶名及用戶口令，您一定要記住自己輸入的用戶名口令，否則下次就無(wú)法進(jìn)入系統(tǒng)。

2、我進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊菜單總是提示沒有使用權(quán)限，是不是因?yàn)槲覜]有注冊(cè)?

答：這不是沒有注冊(cè)的原因，而是您沒有給自己授權(quán)，第一次進(jìn)入系統(tǒng)后，必須先給自己授權(quán)，授權(quán)步驟如下：

①在 “系統(tǒng)管理” 菜單下，打開 “用戶管理 ” 窗口。注意：只有第一個(gè)用戶才有權(quán)限打開 “用戶管理” 窗口。

②在 “用戶管理” 窗口，用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊 “用戶權(quán)限” 頁(yè)面。

③在用戶權(quán)限頁(yè)面，先用鼠標(biāo)點(diǎn)擊一個(gè)用戶，在程序組下拉框中選擇一個(gè)程序組，在程序列表中用鼠標(biāo)點(diǎn)擊一個(gè)程序名稱，最后再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊旁邊的操作權(quán)限，給該用戶賦予對(duì)該程序的操作權(quán)限，按此方式依次操作，完成對(duì)該用戶的操作授權(quán)。注意：用戶列表中需要授予權(quán)限的用戶必須用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊選中，即用戶名上出現(xiàn)藍(lán)條，同樣程序列表中需要授權(quán)的程序名稱也要用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊選中，即程序名稱上出現(xiàn)藍(lán)條，兩個(gè)藍(lán)條都出現(xiàn)后，旁邊的 “編輯”“瀏覽”“打印” 等權(quán)限才能被選中。

3、為什么有的字段我無(wú)法輸入數(shù)據(jù)?

答：有的字段本身就不能輸入數(shù)據(jù)，我們?cè)诠ぞ咧型ㄟ^(guò)顏色來(lái)區(qū)分字段是否能輸入，天藍(lán)色的字段是在紅色字段選擇數(shù)據(jù)后自動(dòng)填入的，深藍(lán)色字段是在其他窗口或其他頁(yè)面按鈕保存數(shù)據(jù)后，或者點(diǎn)擊 “確認(rèn)”“重置” 等按鈕后自動(dòng)填寫的。

4、為什么紅色字段每次彈出的窗口只有一個(gè)記錄，我想選擇其他數(shù)據(jù)都不行?

答：因?yàn)榧t色字段有篩選功能，比如單位名稱是紅色字段，單位名稱字段已填入 “好用軟件公司”，單位名稱數(shù)據(jù)中包含 “好用軟件公司”“好用科技發(fā)展公司”，此時(shí)您旁邊的按鈕彈出的窗口里就只有一個(gè)記錄，即 “好用軟件公司”;如果您將單位名稱字段中的 “好用軟件公司” 改為 “好用” 后，點(diǎn)擊旁邊的按鈕，彈出的窗口里就有兩個(gè)記錄，即 “好用軟件公司”“好用科技發(fā)展公司”;如果您將單位名稱字段清空，按回車鍵或點(diǎn)擊旁邊的按鈕，在彈出的窗口里就會(huì)顯示全部單位名稱數(shù)據(jù)。在彈出的窗口里，按上下鍵，移動(dòng)到所需的記錄，按回車鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)關(guān)閉彈出的窗口，將數(shù)據(jù)填入紅色字段中。

5、查找窗口該如何使用?

答：簡(jiǎn)單查找窗口選擇查找條件后，點(diǎn)擊 “確定” 按鈕就開始查找，符合查找要求的使用方法詳見：查找窗口使用說(shuō)明。